Asamblea archivos

Las empresas (sociedades mercantiles) tienen una obligación para llevar a cabo, de manera anual, una asamblea de socios o accionistas, dentro de los primeros cuatro meses de cada año calendario, conocido como ejercicio social. En esta reunión, el órgano de administración, debe de proporcionar a los socios la información relativa a la situación financiera de la empresa durante el ejercicio social inmediato anterior. Es decir, en una reunión que se lleva a cabo entre enero y abril de 2020, se analizará la información financiera y operativa de 2019.

Los regímenes sociales más comunes en México son la Sociedad Anónima y la Sociedad de Responsabilidad Limitada, en las que dicha obligación de celebrar una asamblea recae en los administradores, a efecto de que convoquen a los socios y les informen si hay utilidades del ejercicio anterior.

Es muy común que las empresas en México no celebren dichas asambleas, que no son otra cosa que una reunión de socios y administradores de la sociedad, sin embargo, puede haber consecuencias legales para los administradores, la empresa y los socios, mismas que mencionamos a continuación:

En primer término, se encuentra la responsabilidad del administrador o administradores de la sociedad frente a los socios, puesto que éstos deben aprobar las acciones llevadas a cabo por el órgano de administración para dejar en paz y a salvo de dichas gestiones a los administradores.

En segundo lugar, está el derecho de los socios de saber la situación financiera y operativa que guarda la empresa, para lo cual se debe llevar a cabo esta junta de socios (Asamblea General Ordinaria o Asamblea de Socios, según el tipo social del que se trate), lo cual, de no llevarse a cabo, podría desencadenar en una petición de remoción de administradores o rendición de cuentas.

En tercer lugar, está la responsabilidad fiscal, puesto que el Artículo 28, fracción I, inciso A., del Código Fiscal de la Federación establece que es obligación de los contribuyentes llevar la contabilidad de la empresa y que ésta está conformada, entre muchas otras cosas, por los libros y registros sociales.

En efecto, los libros y registros sociales son las actas debidamente protocolizadas o llevadas a libro, según sea el caso, de las Asambleas de Socios o Accionistas a las que nos hemos referido.

En consecuencia, la fracción II del artículo 88 del citado Código Fiscal de la Federación establece multas que van de los $330.00 a $7,570.00 por cada infracción, es decir, por cada asamblea que no se haya celebrado y llevada a libros, por lo que consideramos altamente recomendable poner al día las actas de asamblea de las empresas y llevar a cabo las protocolizaciones correspondientes.

Recomendamos acercarse a un Corredor Público para que puedan apoyarlos y regularizar la situación.